In vielen Gesprächen mit Führungskräften zeigt sich ein ähnliches Bild. Aufgaben werden besprochen, erklärt und übergeben. Es gibt keine Einwände, keine sichtbaren Unsicherheiten – alles wirkt klar. Und trotzdem entstehen kurz darauf Rückfragen, Korrekturen und zusätzlicher Aufwand.
Letzte Woche ging es darum, wie Führung im Alltag unklar werden kann. Diese Woche geht es um die Folge davon – nämlich den Zeitverlust, der daraus entsteht.
Wie aus Unklarheit Zeitverlust wird
Wenn Erwartungen nicht eindeutig formuliert sind, entsteht automatisch Interpretationsspielraum. Mitarbeitende treffen eigene Entscheidungen im Detail und setzen Schwerpunkte so, wie sie es für richtig halten. Das ist kein Fehlverhalten, sondern eine logische Reaktion.
Im Alltag zeigt sich das dann in kleinen Schleifen. Es wird nachgefragt, nachjustiert und korrigiert. Für sich genommen sind das normale Abläufe. Problematisch wird es, wenn genau diese Abläufe zur Regel werden.
Die Schleifen, die niemand einplant
Eine Aufgabe wird gestartet, dann kommt eine Rückfrage. Sie erklären nochmals und gehen davon aus, dass es jetzt passt. Kurz darauf merken Sie, dass die Umsetzung nicht Ihren Erwartungen entspricht. Sie greifen ein, korrigieren und geben zusätzliche Hinweise. Am Ende wird die Aufgabe erledigt – aber mit deutlich mehr Aufwand als geplant.
Diese zusätzlichen Schritte werden selten bewusst eingeplant. Sie entstehen nebenbei und werden deshalb oft nicht als Problem wahrgenommen. Über mehrere Tage oder Wochen summieren sie sich jedoch zu einem erheblichen Zeitverlust.
Warum das im Alltag unterschätzt wird
Der entscheidende Punkt ist, dass jede einzelne Situation für sich genommen klein ist. Es gibt keinen klaren Moment, in dem das Problem offensichtlich wird. Erst in der Summe wird sichtbar, wie viel Zeit tatsächlich verloren geht. Gleichzeitig verschiebt sich die Rolle der Führungskraft. Statt zu steuern und zu entscheiden, sind Sie zunehmend mit Nacharbeit beschäftigt. Genau hier entsteht die eigentliche Belastung.
Was sich konkret verändern lässt
Der Hebel liegt nicht darin, noch mehr zu erklären oder noch mehr Informationen zu geben. Entscheidend ist, dass Erwartungen so formuliert werden, dass möglichst wenig Interpretationsspielraum bleibt. Je klarer das gewünschte Ergebnis beschrieben ist, desto weniger Schleifen entstehen später. Damit reduzieren Sie nicht nur Rückfragen und Korrekturen, sondern gewinnen auch Zeit für die eigentliche Führungsarbeit.
Praxistipp
Nehmen Sie sich eine laufende Aufgabe und schauen Sie bewusst darauf, wie oft Sie eingreifen oder nachkorrigieren müssen. Fragen Sie sich dabei nicht, was der Mitarbeitende falsch gemacht hat, sondern ob die ursprüngliche Erwartung wirklich eindeutig formuliert war. Allein diese Perspektive verändert bereits viel.
Wenn Sie merken, dass solche Schleifen in Ihrem Alltag regelmässig auftreten, lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Nicht isoliert auf einzelne Situationen, sondern auf den Zusammenhang zwischen Ihrer Führung und dem Zeitverlust im Alltag.
Genau an diesen Punkten setze ich in meiner Arbeit an und unterstütze Führungskräfte dabei, solche Schleifen im Alltag spürbar zu reduzieren.